GHI CHÚ KẾT HÔN LÀ GÌ? THỦ TỤC GHI CHÚ KẾT HÔN TẠI VIỆT NAM MỚI NHẤT

Hiện nay, không ít trường hợp người Việt Nam kết hôn với người nước ngoài ở nước ngoài. Lý do dễ hiểu cho những trường hợp này đó là do nhiều người Việt Nam sinh sống và làm việc tại nước ngoài nên thực hiện thủ tục kết hôn tại nước ngoài luôn cho thuận tiện. Để được công nhận hôn nhân tại Việt Nam thì cần tiến hành thủ tục ghi chú kết hôn hay đúng thuật ngữ là ghi và sổ hộ tịch việc kết hôn với người nước ngoài. Để mọi người hiểu rõ hơn, Luật sư Đông lý xin có bài viết hướng dẫn cụ thể như sau: 

Ghi chú kết hôn là gì?

Ghi chú kết hôn là thủ tục hộ tịch được thực hiện nhằm ghi nhận vào Sổ hộ tịch tại Việt Nam việc kết hôn giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài hoặc giữa hai công dân Việt Nam đã được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài giải quyết tại nước ngoài. Trên thực tế, nhiều trường hợp công dân Việt Nam kết hôn tại Đức, Mỹ, Hàn Quốc, Nhật Bản, Úc, Canada hoặc một quốc gia khác và đã được cơ quan có thẩm quyền của nước đó cấp giấy chứng nhận kết hôn. Sau khi kết hôn ở nước ngoài, nếu có nhu cầu ghi nhận tình trạng hôn nhân tại Việt Nam, người có yêu cầu cần thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn theo quy định của pháp luật hộ tịch. Kết quả của thủ tục này là Trích lục ghi chú kết hôn do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp. Cần phân biệt rằng ghi chú kết hôn không phải là việc đăng ký kết hôn lần thứ hai. Đây là thủ tục ghi nhận sự kiện kết hôn đã được cơ quan nước ngoài giải quyết hợp pháp vào hệ thống hộ tịch Việt Nam.

Những trường hợp nào cần thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn?

Không phải mọi trường hợp kết hôn có yếu tố nước ngoài đều thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn. Việc xác định có phải ghi chú hay không phụ thuộc vào nơi và cơ quan đã giải quyết việc kết hôn. Thông thường, thủ tục này được đặt ra trong các trường hợp sau: Trường hợp 1: Công dân Việt Nam kết hôn với người nước ngoài tại nước ngoài Ví dụ: Một công dân Việt Nam kết hôn với công dân Đức tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền của Đức và được cấp giấy chứng nhận kết hôn theo pháp luật Đức. Khi có nhu cầu ghi nhận việc kết hôn vào hệ thống hộ tịch Việt Nam, người đó có thể thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn. Trường hợp 2: Hai công dân Việt Nam kết hôn tại nước ngoài Ví dụ: Hai người đều mang quốc tịch Việt Nam, đang sinh sống và làm việc tại Nhật Bản, thực hiện đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản. Trong trường hợp này, việc kết hôn cũng thuộc phạm vi xem xét ghi vào Sổ hộ tịch Việt Nam nếu đáp ứng điều kiện pháp luật. Trường hợp 3: Công dân Việt Nam đã kết hôn tại nước ngoài và có nhu cầu hoàn thiện hồ sơ hộ tịch tại Việt Nam Việc ghi chú kết hôn có thể cần thiết khi công dân Việt Nam thực hiện các thủ tục liên quan đến nhân thân, tình trạng hôn nhân, bảo lãnh gia đình, thủ tục cư trú hoặc các công việc pháp lý khác. Lưu ý: Nếu việc kết hôn đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thì không thực hiện thêm thủ tục ghi chú kết hôn chỉ vì một bên là người nước ngoài.

 Điều kiện ghi chú kết hôn tại Việt Nam

Theo Điều 34 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung và hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 1069/VBHN-BTP năm 2025, việc kết hôn đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài được ghi vào Sổ hộ tịch khi đáp ứng các điều kiện theo quy định. Cụ thể: Thứ nhất, tại thời điểm kết hôn, các bên phải đáp ứng điều kiện kết hôn theo pháp luật Việt Nam. Các điều kiện kết hôn cơ bản được quy định tại Điều 8 Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014, bao gồm:

• Nam từ đủ 20 tuổi trở lên, nữ từ đủ 18 tuổi trở lên.
• Việc kết hôn do nam và nữ tự nguyện quyết định.
• Các bên không bị mất năng lực hành vi dân sự.
• Việc kết hôn không thuộc một trong các trường hợp bị cấm theo quy định pháp luật.

Thứ hai, việc kết hôn không được vi phạm điều cấm của pháp luật Việt Nam. Một số hành vi bị nghiêm cấm bao gồm:

• Kết hôn giả tạo.
• Tảo hôn, cưỡng ép kết hôn, lừa dối kết hôn.
• Người đang có vợ hoặc có chồng mà kết hôn với người khác.
• Kết hôn giữa những người có quan hệ huyết thống hoặc quan hệ gia đình thuộc trường hợp pháp luật cấm.
• Các hành vi vi phạm điều cấm khác theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình.

Thứ ba, trường hợp không đáp ứng điều kiện kết hôn tại thời điểm đăng ký ở nước ngoài nhưng đã khắc phục hậu quả. Khoản 2 Điều 34 Nghị định 123/2015/NĐ-CP còn quy định trường hợp tại thời điểm đăng ký kết hôn ở nước ngoài, việc kết hôn chưa đáp ứng điều kiện kết hôn theo pháp luật Việt Nam nhưng không vi phạm điều cấm, thì vẫn có thể được ghi vào Sổ hộ tịch nếu tại thời điểm yêu cầu ghi chú, hậu quả đã được khắc phục hoặc việc ghi chú nhằm bảo vệ quyền lợi của công dân Việt Nam và trẻ em. Đây là quy định cần được xem xét kỹ đối với những trường hợp có vướng mắc về tuổi kết hôn, tình trạng hôn nhân hoặc điều kiện kết hôn tại thời điểm đăng ký ở nước ngoài.

Hồ sơ ghi chú kết hôn gồm những giấy tờ gì?

Theo Điều 35 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, hồ sơ ghi chú kết hôn cơ bản gồm: 1. Tờ khai ghi chú kết hôn Người có yêu cầu thực hiện tờ khai theo mẫu hộ tịch hiện hành, cung cấp đầy đủ thông tin của hai bên nam, nữ và thông tin về việc kết hôn đã được giải quyết ở nước ngoài. 2. Giấy kết hôn Giấy kết hôn phải được chứng nhận Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt. 3. Giấy tờ tùy thân của 2 bên Căn cước công dân, hộ chiếu, giấy tờ về nơi cư trú. Trường hợp giấy tờ của người nước ngoài thì phải dịch thuật công chứng

Nộp hồ sơ ghi chú kết hôn ở đâu?

Từ ngày 01/07/2025, thẩm quyền giải quyết thủ tục ghi chú kết hôn được phân định theo mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP, thẩm quyền thực hiện thủ tục hộ tịch trước đây thuộc cấp huyện được chuyển giao cho UBND cấp xã theo quy định. Do đó, người có yêu cầu cần liên hệ UBND cấp xã/phường có thẩm quyền theo quy định về hộ tịch và phân định thẩm quyền hiện hành để thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn. Cá nhân có quyền lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch tại nơi cư trú hoặc địa điểm khác theo cơ chế tiếp nhận, chuyển hồ sơ được quy định tại Nghị định 120/2025/NĐ-CP. Đối với công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài, việc ghi chú kết hôn có thể được thực hiện tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở khu vực lãnh sự nơi công dân cư trú theo quy định về đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện. Người yêu cầu nên kiểm tra trước cơ quan tiếp nhận, cách nộp hồ sơ trực tuyến hoặc trực tiếp để tránh đi lại nhiều lần.

Trình tự, thủ tục ghi chú kết hôn

Thủ tục ghi chú kết hôn được thực hiện theo các bước cơ bản sau: Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ Người yêu cầu chuẩn bị tờ khai ghi chú kết hôn, giấy chứng nhận kết hôn do cơ quan nước ngoài cấp và các giấy tờ bổ sung tương ứng với trường hợp cụ thể. Trước khi nộp hồ sơ, cần kiểm tra:

• Thông tin họ tên, ngày tháng năm sinh của hai bên.
• Quốc tịch của các bên.
• Thời điểm và địa điểm đăng ký kết hôn.
• Tính hợp lệ của giấy chứng nhận kết hôn.
• Yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền Người có yêu cầu nộp hồ sơ tại UBND cấp xã/phường có thẩm quyền hoặc thực hiện qua phương thức trực tuyến, bưu chính theo điều kiện tiếp nhận của cơ quan giải quyết. Cơ quan tiếp nhận kiểm tra thành phần hồ sơ, đối chiếu thông tin và thực hiện việc tra cứu dữ liệu hộ tịch, dữ liệu dân cư theo quy định. Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra điều kiện ghi chú kết hôn Cơ quan hộ tịch xem xét tính hợp lệ của giấy tờ kết hôn nước ngoài, điều kiện kết hôn tại thời điểm đăng ký và các điều kiện ghi chú kết hôn theo quy định pháp luật Việt Nam. Trường hợp cần thiết, cơ quan có thẩm quyền thực hiện xác minh để làm rõ thông tin liên quan. Bước 4: Cấp Trích lục ghi chú kết hôn Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện, cơ quan có thẩm quyền thực hiện ghi vào Sổ hộ tịch và cấp Trích lục ghi chú kết hôn cho người yêu cầu. Nếu từ chối giải quyết, cơ quan có thẩm quyền phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do theo quy định.

Thời hạn giải quyết thủ tục ghi chú kết hôn

Theo quy định tại Nghị định 120/2025/NĐ-CP, thời hạn giải quyết thủ tục ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài là:

• 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Trường hợp phải xác minh thì thời hạn giải quyết kéo dài nhưng không quá 08 ngày làm việc.

Thời hạn trên được tính theo ngày làm việc và không nên nhầm lẫn với thời gian người yêu cầu cần để hoàn thiện giấy tờ nước ngoài, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc dịch thuật.

Những trường hợp bị từ chối ghi chú kết hôn

Không phải mọi giấy chứng nhận kết hôn do nước ngoài cấp đều đương nhiên được ghi nhận tại Việt Nam. Theo Điều 36 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn bị từ chối trong những trường hợp: Trường hợp 1: Việc kết hôn vi phạm điều cấm theo quy định của pháp luật Việt Nam. Ví dụ: Một bên đang có vợ hoặc có chồng tại thời điểm kết hôn; việc kết hôn thuộc trường hợp bị cấm do quan hệ huyết thống hoặc có hành vi cưỡng ép, giả tạo. Trường hợp 2: Công dân Việt Nam kết hôn với người nước ngoài tại cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan đại diện lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam. Đây là trường hợp cần phân biệt với việc công dân Việt Nam đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài. Ngoài ra, nếu hồ sơ có thông tin không thống nhất, giấy tờ không hợp lệ hoặc không chứng minh được điều kiện ghi chú kết hôn, người yêu cầu có thể được đề nghị bổ sung, xác minh hoặc nhận văn bản từ chối theo quy định.

Những vướng mắc thường gặp khi thực hiện ghi chú kết hôn

Trong quá trình tư vấn và hỗ trợ khách hàng về thủ tục hôn nhân có yếu tố nước ngoài, tôi nhận thấy một số vướng mắc thường xuất hiện như sau: Giấy chứng nhận kết hôn nước ngoài chưa được hợp pháp hóa lãnh sự Nhiều khách hàng đã có giấy chứng nhận kết hôn nhưng chưa biết giấy tờ này có thuộc trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự hay không. Nếu xác định sai, hồ sơ có thể phải bổ sung hoặc thực hiện lại thủ tục chứng nhận giấy tờ ở nước ngoài. Thông tin trên giấy chứng nhận kết hôn không thống nhất với giấy tờ nhân thân Một số trường hợp họ tên, ngày tháng năm sinh, số hộ chiếu hoặc cách phiên âm tên tiếng Việt và tiếng nước ngoài có sự khác biệt. Cần xác định nguyên nhân sai lệch và tài liệu có giá trị chứng minh để lựa chọn hướng xử lý phù hợp, tránh tự ý sửa thông tin trên giấy chứng nhận kết hôn. Một bên đã từng kết hôn và ly hôn ở nước ngoài Đây là trường hợp cần kiểm tra kỹ tình trạng hôn nhân và việc ghi chú ly hôn trước đó. Nếu thông tin về việc ly hôn chưa được ghi nhận trong hệ thống hộ tịch Việt Nam, người yêu cầu có thể phải hoàn thiện thủ tục liên quan trước khi giải quyết yêu cầu ghi chú kết hôn. Giấy chứng nhận kết hôn bị mất hoặc không còn bản sao Người yêu cầu cần liên hệ cơ quan có thẩm quyền của quốc gia đã đăng ký kết hôn để xin cấp lại hoặc cấp trích lục theo pháp luật nước đó. Không nên sử dụng giấy tờ không rõ nguồn gốc hoặc tài liệu không chứng minh được sự kiện kết hôn. Không xác định được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ Sau khi thay đổi mô hình chính quyền địa phương hai cấp, một số người vẫn nhầm lẫn giữa UBND cấp huyện và UBND cấp xã. Việc xác định đúng cơ quan tiếp nhận giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế việc nộp hồ sơ không đúng nơi.

Dịch vụ tư vấn, hỗ trợ thủ tục ghi chú kết hôn của Luật sư Đông

Việc ghi chú kết hôn tưởng chừng đơn giản nhưng trên thực tế có thể phát sinh nhiều vấn đề liên quan đến pháp luật hôn nhân gia đình, hộ tịch, giấy tờ nước ngoài và hợp pháp hóa lãnh sự. Đặc biệt, mỗi quốc gia có quy định riêng về cấp giấy chứng nhận kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân, chứng nhận lãnh sự và giá trị sử dụng của giấy tờ. Với kinh nghiệm tư vấn và hỗ trợ các vụ việc hôn nhân gia đình có yếu tố nước ngoài, Luật sư Lường Văn Đông cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ khách hàng thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn tại Việt Nam. Các công việc Luật sư Đông có thể hỗ trợ bao gồm:

• Tư vấn điều kiện ghi chú kết hôn theo quy định pháp luật Việt Nam.
• Kiểm tra giấy chứng nhận kết hôn do nước ngoài cấp.
• Tư vấn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực giấy tờ.
• Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ ghi chú kết hôn.
• Tư vấn xử lý trường hợp sai lệch thông tin nhân thân.
• Hỗ trợ giải quyết trường hợp đã từng kết hôn, ly hôn ở nước ngoài.
• Tư vấn, hỗ trợ làm việc với cơ quan hộ tịch có thẩm quyền.
• Tư vấn giải quyết các vướng mắc khi hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối.

Mỗi trường hợp sẽ được xem xét trên cơ sở giấy tờ và hoàn cảnh cụ thể. Luật sư Đông hướng đến việc xác định đúng vấn đề pháp lý, hướng dẫn khách hàng chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hạn chế tối đa việc đi lại, bổ sung giấy tờ không cần thiết. Nếu anh/chị đã kết hôn ở nước ngoài và đang cần ghi nhận việc kết hôn tại Việt Nam, có thể liên hệ trực tiếp với Luật sư Đông để được tư vấn.