Hiện nay một số địa phương đã triển khai các thủ tục hộ tịch thông qua dịch vụ công trực tuyến, trong đó có thủ tục cấp trích lục khai sinh trực tuyến, đây là thủ tục mà nhiều công dân thực hiện nhất. Khác so với trước đây, công dân muốn xin trích lục khai sinh của mình hoặc của con phải trực tiếp lên UBND xã/phường để thực hiện thủ tục, nay thủ tục này ngồi tại nhà hoặc tại văn phòng làm việc đều có thể thực hiện được, tuy nhiên nhiều người vẫn chưa biết thực hiện thủ tục cấp trích lục khai sinh trực tuyến như thế nào? Luật sư xin có bài viết hướng dẫn cụ thể như sau:

Trích lục khai sinh là gì?

Khoản 9 Điều 4 Luật hộ tịch năm 2014 quy định:

9. Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

Từ quy định trên có thể hiểu trích lục khai sinh là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện sinh của một cá nhân đã đăng ký khai sinh. Theo quy định của pháp luật hiện hành thời điểm này bạn xin cấp trích lục khai sinh chỉ xin được bản sao chứ không phải bản chính, song chúng có giá trị pháp lý tương đương nhau nên bản sao hay bản chính đều được.

Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục khai sinh

Về cơ quan cấp bản sao trích lục hộ tịch, Điều 63 Luật Hộ tịch quy định cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký như sau:

Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.

Trong đó, cơ quan đăng ký khai sinh được quy định tại khoản 1 Điều 4 Luật Hộ tịch như sau:

1. Cơ quan đăng ký hộ tịch là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và đơn vị hành chính tương đương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).

Theo khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014:

Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Như vậy, để xin được bản sao trích lục khai sinh, bạn có quyền xin cấp bản sao trích lục khai sinh tại: - Cơ quan đăng ký hộ tịch: Thông thường là Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện (nếu khai sinh có yếu tố nước ngoài).

Hướng dẫn yêu cầu cấp bản sao trích lục khai sinh trực tuyến

Như đã nói ở phần đầu bài viết, hiện tại chỉ có một số địa phương ở các thành phố lớn mới triển khai dịch vụ công trực tuyến, chính vì vậy chỉ thực hiện xin trích lục khai sinh trực tuyến tại các địa phương đã triển khai hệ thống dịch vụ công. Luật Tuệ An xin hướng dẫn thủ tục xin cấp trích lục khai sinh trực tuyến tại Hà Nội để làm ví dụ: Việc cấp bản sao trích lục giấy khai sinh trực tuyến ở Hà Nội được thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Bạn đăng nhập vào địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/

Truy cập vào trang dịch vụ công theo link trên, sau đó đăng nhập bằng tài khoản VNEID của công dân.

Bước 2:

Sau khi đăng nhập thành công, công dân nhập vào ô tìm kiếm cụm từ "trích lục". Sau đó kết quả trả về như ảnh bên dưới.

Bước 3: 

Sau khi chọn mục trích lục hộ tịch, bản sao. Công dân vui lòng bấm chọn thông tin cơ quan thực hiện. Công dân khai sinh ở đâu thì chọn cơ quan địa phương ở đó để làm thủ tục.

Bước 4:

Điền thông tin theo yêu cầu từng bước như ảnh bên dưới

• Thông tin của chủ hồ sơ
• khai thông tin
• Tải hồ sơ lên
• Điền thông tin nhận kết quả

Sau khi đăng ký thành công, sẽ hiện lên mã hồ sơ, công dân vui lòng ghi lại mã hồ sơ để theo dõi quá trình giải quyết. Bạn có thể lưu lại mã hồ sơ để tra cứu tình trạng tiếp nhận và xử lý hồ sơ xin cấp bản sao trích lục khai sinh. Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có yêu cầu khác, bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết để bổ sung hoàn chỉnh thủ tục này. Sau khi hoàn tất thủ tục cấp trích lục khai sinh online như trên, người có yêu cầu mang toàn bộ giấy tờ bản chính đến UBND xã/phường/thị trấn nơi để đối chiếu hồ sơ để được cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục giấy khai sinh. Các thông tin quá trình xử lý sẽ được gửi về số điện thoại và email đã đăng ký, công dân sau khi đăng ký xong có thể theo dõi hồ sơ thông qua mã hồ sơ hoặc các cập nhận gửi về email.